Versie 2.1 · Laatst bijgewerkt: 7 oktober 2026
In deze verklaring lees je welke persoonsgegevens Ona verwerkt, waarom wij dat doen, met wie wij ze delen, hoelang wij ze bewaren en welke rechten je hebt. Wij houden ons aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de Uitvoeringswet AVG.
De verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerkingen in deze verklaring is:
Wij hebben geen functionaris voor gegevensbescherming aangesteld. Dat is voor een organisatie van onze omvang en met onze verwerkingen niet verplicht. Je kunt met al je vragen terecht bij het bovenstaande e-mailadres.
Ona bestaat uit twee delen die los van elkaar staan: de webshop met het klantenportaal op ona.eco, en de Ona-app met de bijbehorende hardware. Op dit moment zijn dat twee aparte accounts: je inloggegevens voor het klantenportaal zijn niet dezelfde als die voor de app. Dat is belangrijk voor paragraaf 9 over verwijderen.
je naam en e-mailadres;
je afleveradres en factuuradres;
wat je hebt besteld, wat je hebt betaald en de status van je bestelling;
het trackingnummer van je zending;
de antwoorden op de twee vragen die wij na je bestelling stellen: het merk en type van je airconditioner, en of er al iets in de P1-poort van je slimme meter zit;
notities die wij bij je bestelling maken, bijvoorbeeld wanneer je contact met ons hebt gehad over de levering.
Je betaalgegevens vul je rechtstreeks in bij onze betaaldienstverlener. Wij ontvangen en bewaren zelf geen rekeningnummers of kaartgegevens.
Voor het klantenportaal op ona.eco verwerken wij je e-mailadres, de eenmalige inlogcodes die wij je per e-mail sturen en een sessie waarmee je ingelogd blijft. De inlogcodes bewaren wij versleuteld en ze vervallen na tien minuten. Er is voor het portaal geen wachtwoord.
In sommige e-mails staat een persoonlijke link waarmee je direct in je portaal komt. Zo'n link werkt zeven dagen. Stuur die e-mails daarom niet door aan anderen.
je e-mailadres en je wachtwoord, dat wij uitsluitend versleuteld opslaan met een onomkeerbare hash;
de naam die je aan je installatie geeft en je accountvoorkeuren;
de instellingen die je zelf invoert: gewenste temperaturen, minimum- en maximumgrenzen, dag- en nachtschema, het type airconditioner, het type energiecontract en eventuele extra kosten per kWh;
je handmatige keuzes, zoals aan, uit, een andere stand of de knoppen voor weggaan en thuiskomen. Die knoppen sturen alleen de optimalisatie aan; wij houden er geen aanwezigheidsgeschiedenis mee bij.
De app verzamelt zelf geen gebruiks-, gedrags- of locatiegegevens van je telefoon en bevat geen analytics- of crashrapportagediensten van derden.
Bij het installeren van de hardware gebruikt de app Bluetooth om je apparaat te vinden. Op Android vraagt het besturingssysteem daarbij om locatietoestemming, omdat Android die permissie nodig heeft om wifi-netwerken te kunnen scannen. Wij gebruiken die toestemming alleen om de naam van je wifi-netwerk te tonen. Je locatie wordt niet opgeslagen en niet naar ons verstuurd. De naam en het wachtwoord van je wifi-netwerk gaan versleuteld via Bluetooth rechtstreeks naar je Ona-apparaat en komen niet op onze servers terecht.
Om de Dienst te kunnen leveren verwerken wij van je Ona-apparaten:
de unieke identificatie van het apparaat, zoals het serienummer en het MAC-adres waarmee het zich bij ons aanmeldt, en de firmwareversie;
de koppelingsstatus en de status van firmware-updates en herstarts.
De Ona Energy Hub leest je slimme meter uit via de P1-poort en stuurt die gegevens naar onze eigen server:
het actuele vermogen dat je afneemt en teruglevert;
daaruit afgeleide waarden, zoals het beschikbare zonneoverschot;
de stuurcommando's die wij naar je airconditioner sturen en het resultaat daarvan.
Standaard leest de Energy Hub elke 30 seconden uit. Heb je de app open, dan gaat dat tijdelijk sneller, ongeveer elke drie seconden, zodat je live meekijkt. Deze gegevens zeggen op zichzelf weinig over jou, maar in combinatie met je account zijn het persoonsgegevens en behandelen wij ze ook zo. Wij verzamelen geen beeld, geen geluid en geen locatiegegevens.
Een deel van je instellingen en gegevens staat ook op het apparaat zelf. Geef of verkoop je een Ona-apparaat aan iemand anders, ontkoppel het dan eerst van je account en voer een fabrieksreset uit. Doe je dat niet, dan kunnen jouw instellingen op dat apparaat achterblijven en daar zijn wij niet verantwoordelijk voor.
Stel je een vraag via het klantenportaal of per e-mail, dan verwerken wij je naam, je e-mailadres, de inhoud van je bericht en de bestanden die je meestuurt. Bij een supportvraag leggen wij ook interne notities vast die ons helpen je verder te helpen. Ook die notities vallen onder je recht op inzage.
Elke klant met een account krijgt een persoonlijke referralcode. Wij houden bij hoe vaak die code is gebruikt, zodat wij het bijbehorende krediet kunnen berekenen. Een kortingscode kan aan jouw contactgegevens gekoppeld zijn, bijvoorbeeld wanneer wij je persoonlijk een code hebben gestuurd.
Voor onze nieuwsbrief werken wij met een externe e-maildienst. Daarin staan je e-mailadres, je naam, je adresgegevens en je laatste ordernummer en orderstatus, zodat wij je geen bericht sturen dat niet bij jouw situatie past. Bestel- en servicemail versturen wij niet via die dienst, maar via ons eigen systeem. Afmelden voor de nieuwsbrief kan met de link onderaan elke nieuwsbrief.
Wij houden bij hoeveel mensen onze website bezoeken en welke pagina's zij bekijken, met Umami. Umami plaatst geen cookies, gebruikt geen trackers en herkent je niet tussen websites. Er wordt een tijdelijke code berekend uit je IP-adres en je browsertype om bezoeken van elkaar te kunnen onderscheiden. Wij kunnen daar niet uit afleiden wie je bent en wij koppelen deze statistieken niet aan je account of je bestelling.
Daarnaast leggen onze servers vast wanneer een verzoek binnenkomt, van welk IP-adres, en of het gelukt is. Dat gebruiken wij om storingen op te lossen en misbruik tegen te gaan, bijvoorbeeld om te voorkomen dat iemand ongelimiteerd kortingscodes of inlogcodes probeert.
Met de zelfscan op onze website reken je uit of Ona bij je woning past en wat het ongeveer kan opleveren. Je hoeft daarvoor geen account en geen e-mailadres op te geven, en de berekening zelf gebeurt in je browser. Vanaf het moment dat je het oordeel na deel 1 hebt gezien bewaren wij wel wat je invult: je antwoorden, de postcode, het huisnummer en de eventuele toevoeging, de woninggegevens die wij erbij hebben opgehaald of die je zelf hebt aangepast, de uitkomst van de berekening, en hoe je de scan hebt doorlopen. Dat laatste zijn de duur, de stappen die je hebt gezien, het aantal opgezochte adressen en je browser; daarmee onderscheiden wij serieus ingevulde scans van testinvoer.
Wij doen dit op grond van een gerechtvaardigd belang: wij willen weten of de zelfscan begrijpelijk is, waar mensen afhaken en of de uitkomsten realistisch zijn. Je IP-adres bewaren wij niet, alleen een versleutelde code waarmee wij kunnen zien dat meerdere scans van hetzelfde netwerk komen. Een ingevulde zelfscan staat los van je account en je bestelling, maar is door de postcode en het huisnummer wel aan een adres te herleiden. Wij bewaren een zelfscan 24 maanden en verwijderen hem daarna automatisch. Wil je dat een zelfscan van jouw adres eerder verdwijnt, stuur dan een verzoek naar support@ona.eco met je postcode en huisnummer.
| Doel | Gegevens | Grondslag |
|---|---|---|
| Je bestelling uitvoeren, leveren en erover communiceren | Bestel- en contactgegevens | Uitvoering van de overeenkomst |
| Je toegang geven tot het klantenportaal | E-mailadres, inlogcodes, sessie | Uitvoering van de overeenkomst |
| De Ona-app en de aansturing van je installatie leveren | Account-, apparaat- en energiegegevens | Uitvoering van de overeenkomst |
| Je vragen en klachten behandelen | Communicatie en bijlagen | Uitvoering van de overeenkomst |
| Kortingscodes en het referralprogramma uitvoeren | Contactgegevens en codegebruik | Uitvoering van de overeenkomst |
| Facturatie en administratie | Bestel- en factuurgegevens | Wettelijke verplichting |
| Onze nieuwsbrief sturen aan klanten | E-mailadres en contactgegevens | Gerechtvaardigd belang, op grond van de bestaande klantrelatie. Afmelden kan altijd |
| Beveiliging en het tegengaan van misbruik | IP-adres en technische logs | Gerechtvaardigd belang |
| Bezoekersstatistieken van onze website | Paginabezoeken en een tijdelijke code | Gerechtvaardigd belang |
| De zelfscan verbeteren en serieuze uitkomsten onderscheiden van testinvoer | Antwoorden, adres, woninggegevens, uitkomst en de duur van het invullen | Gerechtvaardigd belang |
| Ons product verbeteren | Geaggregeerde energie- en gebruiksgegevens | Gerechtvaardigd belang |
Verwerken wij gegevens op grond van een gerechtvaardigd belang, dan heb je het recht daartegen bezwaar te maken. Zie paragraaf 8.
Je gegevens verstrekken is niet verplicht, maar zonder je naam, adres en e-mailadres kunnen wij je bestelling niet uitvoeren, en zonder een account en een gekoppeld apparaat kunnen wij de Dienst niet leveren.
Wij verkopen je gegevens niet en delen ze alleen als dat nodig is voor de doelen hierboven. Wij schakelen daarvoor de volgende partijen in:
Onze hostingproviders, voor de website, de database, onze e-mail en het platform waarop de Ona-dienst draait. Alle servers staan in Nederland.
Mollie B.V., voor het afhandelen van betalingen.
Sendy, voor het aanmaken van verzendlabels, en de vervoerder die je pakket bezorgt. Zij ontvangen je naam, adres en e-mailadres.
e-Boekhouden, voor onze administratie en facturatie.
Brevo, voor het versturen van onze nieuwsbrief.
Umami, voor de bezoekersstatistieken van onze website.
Met al deze partijen hebben wij een verwerkersovereenkomst gesloten waarin is vastgelegd dat zij jouw gegevens alleen voor ons en volgens onze instructies verwerken.
Daarnaast kunnen wij gegevens delen met overheidsinstanties wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn.
Wij verwerken je gegevens binnen de Europese Economische Ruimte. Onze servers staan in Nederland en de partijen uit paragraaf 4 verwerken je gegevens binnen de EER.
Onze website laadt op dit moment nog een aantal technische onderdelen, zoals lettertypen en scriptbibliotheken, van externe diensten. Daarbij wordt je IP-adres zichtbaar voor die diensten, die zich buiten de EER kunnen bevinden. Wij zijn bezig deze onderdelen naar onze eigen server te verplaatsen.
Zou een verwerker in de toekomst gegevens buiten de EER verwerken, dan gebeurt dat uitsluitend met een passend beschermingsniveau, zoals een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie of de standaardcontractbepalingen, en passen wij deze verklaring daarop aan.
Wij bewaren je gegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor wij ze hebben gekregen, en houden ons aan de wettelijke bewaartermijnen die gelden.
| Gegevens | Bewaartermijn |
|---|---|
| Bestel-, factuur- en betaalgegevens | 7 jaar, op grond van de fiscale bewaarplicht |
| Account- en contactgegevens | Zolang je een account bij ons hebt, daarna verwijderd behalve wat onder de fiscale bewaarplicht valt |
| Energie- en apparaatgegevens | Maximaal 24 maanden |
| Supportberichten en bijlagen | Zolang nodig voor de afhandeling en de daarop volgende garantieperiode |
| Inlogcodes | 10 minuten |
| Sessies waarmee je ingelogd blijft | 7 dagen |
| Ingevulde zelfscans | 24 maanden, daarna verwijderen wij ze automatisch |
| Technische logs en beveiligingsgegevens | Zolang nodig om storingen en misbruik te onderzoeken |
| Gegevens voor de nieuwsbrief | Tot je je afmeldt |
| Bestellingen die niet betaald worden | 7 dagen, daarna verwijderen wij ze automatisch |
Van onze database maken wij elke dag een back-up die wij 30 dagen bewaren. Verwijderen wij gegevens op jouw verzoek, dan kunnen die dus nog maximaal 30 dagen in een back-up voorkomen. Wij gebruiken back-ups uitsluitend om gegevens te herstellen na een storing.
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om je gegevens te beschermen tegen verlies, misbruik en ongeautoriseerde toegang:
versleutelde verbindingen tussen de app, de hardware, de website en onze servers;
wachtwoorden en inlogcodes slaan wij uitsluitend versleuteld op met een onomkeerbare hash;
toegangscontrole en logging op onze servers, en toegang tot persoonsgegevens binnen ons team alleen voor wie die nodig heeft;
gescheiden test- en productieomgevingen;
regelmatige beveiligingsupdates van firmware, app en software.
Ontdek je een kwetsbaarheid in onze systemen, laat het ons dan weten via support@ona.eco. Wij pakken zo'n melding serieus op en stellen je op de hoogte van wat wij ermee doen.
Gaat er ondanks deze maatregelen toch iets mis, dan handelen wij volgens onze meldplicht bij de Autoriteit Persoonsgegevens en informeren wij jou wanneer dat vereist is.
Je hebt op grond van de AVG de volgende rechten:
Inzage: opvragen welke gegevens wij van je verwerken.
Rectificatie: onjuiste of onvolledige gegevens laten corrigeren.
Verwijdering: je gegevens laten wissen wanneer wij ze niet langer nodig hebben. Zie ook paragraaf 9.
Beperking: de verwerking tijdelijk laten stopzetten.
Overdraagbaarheid: je gegevens in een machineleesbaar formaat ontvangen of laten doorsturen.
Bezwaar: bezwaar maken tegen verwerkingen op grond van een gerechtvaardigd belang, en tegen het gebruik van je gegevens voor de nieuwsbrief.
Toestemming intrekken, voor zover wij gegevens op grond van je toestemming verwerken. Dat doet niets af aan wat daarvoor rechtmatig is gebeurd.
Een verzoek stuur je naar support@ona.eco. Wij reageren binnen een maand. Om misbruik te voorkomen kunnen wij je vragen je identiteit te bevestigen. Gebruik bij voorkeur het e-mailadres dat aan je account gekoppeld is.
Ben je het oneens met hoe wij met je gegevens omgaan, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Zoals in paragraaf 2 staat, zijn je Ona-account en je klantenportaal op dit moment twee losse accounts. Verwijder je het ene, dan blijft het andere bestaan.
Je Ona-account verwijder je in de app via Instellingen, Account, Account verwijderen. Ter beveiliging vragen wij je eerst je e-mailadres te bevestigen.
Je klantenportaal en je klantgegevens bij de webshop laat je verwijderen door een verzoek te sturen naar support@ona.eco.
Wil je dat wij alles verwijderen, geef dat dan aan in je verzoek, dan regelen wij beide kanten in één keer.
Bij verwijdering wissen wij je account en je profielgegevens, je inloggegevens, de koppeling tussen je account en je Ona-apparaten, je bestelhistorie voor zover wij die niet wettelijk moeten bewaren, je supportberichten en de bijbehorende bijlagen, je contactgegevens, je referralcode en het bijbehorende krediet, en je gegevens bij onze nieuwsbriefdienst.
Wat blijft staan: gegevens die wij wettelijk moeten bewaren, zoals facturen op grond van de fiscale bewaarplicht. Ook de instellingen die op je Ona-hardware zelf staan blijven bestaan; die verwijder je met een fabrieksreset van het apparaat.
Onze website gebruikt alleen cookies die nodig zijn om de site te laten werken:
een cookie waarmee je ingelogd blijft in het klantenportaal, zeven dagen geldig;
een cookie waarmee beheerders ingelogd blijven in ons beheerpaneel;
een cookie dat een kortingscode uit een link onthoudt, zodat die bij je bestelling wordt ingevuld, 24 uur geldig.
Wij gebruiken geen tracking-, advertentie- of profileringscookies, en Umami plaatst helemaal geen cookies. Daarom hoeven wij je geen toestemming te vragen en zie je op onze site geen cookiebanner.
Het Ona-systeem stuurt je airconditioner automatisch aan op basis van energieprijzen, je zonneoverschot, weergegevens en de comfortgrenzen die jij hebt ingesteld. Dat is een geautomatiseerd proces, maar het heeft geen juridische gevolgen voor je en raakt je niet in vergelijkbare mate, zoals bedoeld in artikel 22 AVG. Je kunt de automatische aansturing op elk moment uitzetten in de app en je airconditioner altijd zelf bedienen.
Wij kunnen deze verklaring aanpassen, bijvoorbeeld bij nieuwe functionaliteit of gewijzigde regelgeving. De meest actuele versie staat altijd op onze website en in de app. Bij wezenlijke wijzigingen laten wij het je weten per e-mail of via een melding in de app.